Asiakirjajulkisuuskuvaus
Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus
Asiakirjajulkisuuskuvaus on osa seurakuntayhtymän tiedonhallintalain toteutusta. Se on tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukainen kuvaus Hämeenlinnan seurakuntayhtymän tiedoista ja asiakirjoista. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Hämeenlinnan seurakuntayhtymän asiarekisteri sekä palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet.
Asiakirjajulkisuuskuvaus on myös yksi tapa avustaa muun muassa seurakunnan jäseniä kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.
Tietopalvelu ja tietojen luovutus
Jokaisella on julkisuuslain mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Seurakuntayhtymän asiakirjoja koskevat tietopyynnöt kohdistetaan seurakuntayhtymän vaihteeseen:
- sähköposti: hameenlinnan.seurakuntayhtyma@evl.fi
- puhelin: 03 626 41
- käyntiosoite: Verhonkatu 25–27, 13100 Hämeenlinna
Jos tietopyyntö koskee henkilön omia, seurakuntayhtymän tai sen seurakuntien henkilörekistereihin tallennettuja tietoja, pyyntö tehdään seurakuntien kirkkoherranvirastoihin tai palvelutoimistoihin.
- Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan palvelutoimisto
- Hauhon seurakunnan kirkkoherranvirasto
- Lammin seurakunnan kirkkoherranvirasto
Tietopyynnön tekeminen henkilörekisteristä edellyttää henkilökohtaista käyntiä pyytäjän henkilöllisyyden tarkistamisen vuoksi. Tietopyynnön voi tehdä maksutta kerran vuodessa. Muutoin tietojen antamisesta voidaan periä kirkkohallituksen virkatodistushinnastoon perustuva maksu.
Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyynnöstä tulee käydä ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia ja toimittaa vapaamuotoisena paperilla tai sähköpostitse tai esittää suullisesti.
Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Seurakuntayhtymä voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti.
Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat
Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on enintään yksi kuukausi. Tietopyynnöstä ja asiakirjan tyypistä riippuen tiedot voidaan luovuttaa joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä.
Seurakuntayhtymän tietovarannot
Tietovarannolla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.
Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterit on kuvattu seurakuntayhtymän verkkosivuilla julkaistavissa tietosuojaselosteissa. Tietosuojaselosteissa kerrotaan henkilörekisterin käyttötarkoitus, rekisteristä vastaava viranhaltija ja yhteystiedot. Lisäksi tietosuojaselosteissa kuvataan rekisterin sisältämät tiedot, tietojen käyttö ja tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät.
Seurakuntayhtymän asiarekisteri ja arkisto
Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan seurakuntayhtymän on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asian käsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Lisäksi palveluja tuotettaessa syntyvä tietoaineisto ja asiakirjat tallennetaan asiarekisteriin.
Asiarekisterillä tarkoitetaan seurakuntayhtymän käytössä olevaa asianhallintajärjestelmää sekä paperiaineistoja. Seurakuntayhtymän toimintaan liittyvät paperiset asiakirjat säilytetään lukituissa arkistotiloissa, joihin on rajoitettu pääsy. Arkiston aineisto koostuu pääasiassa päätöksenteon ja palvelujen aineistoista.
Alla kuvataan Hämeenlinnan seurakuntayhtymän muut tietovarannot.
Hallinnon tietovaranto
Käyttötarkoituksena on hallintoasioihin liittyvä asiankäsittely. Seurakuntayhtymän hallintoon liittyvää päätöksentekoa tehdään yhteisessä kirkkovaltuustossa, yhteisessä kirkkoneuvostossa, johtokunnissa, seurakuntaneuvostoissa sekä viranhaltijoiden toimesta.
Seurakuntayhtymässä käsiteltäviin ja käsiteltävänä olleisiin asioihin liittyviä asiakirjoja ja käsittelytietoja tallennetaan asianhallintajärjestelmään. Tallennettavia tietoja ovat muun muassa tiedot asian vireille saattamisesta, vireille saattajasta, asiakirjan saapumis- tai laatimispäivästä, asian laadusta sekä seurakuntayhtymän ja seurakuntien päätöksenteosta ja ratkaisusta.
Asianhallintajärjestelmästä voi hakea tietoja esimerkiksi asian tai asiakirjan otsikolla, asiakirjan lähettäjän tai laatijan nimellä sekä erilaisilla päivämäärä- ja tunnistetiedoilla.
Henkilöstöhallinnon tietovaranto
Käyttötarkoituksena on henkilöstöhallintoon liittyvä asiankäsittely. Siihen kuuluvat muun muassa henkilöstöasioiden ohjaus, virka- ja työehtosopimusasiat, palvelussuhdeasiat, osaamisen kehittäminen ja työhyvinvointi, henkilöstön palkkaaminen. Tietoja voi hakea muun muassa henkilön nimellä, henkilötunnuksella tai tehtävänimikkeellä.
Taloushallinnon tietovaranto
Käyttötarkoituksena on taloushallintoon liittyvä asiankäsittely. Rekisteri sisältää tiedot seurakuntayhtymän rahaliikenteestä, laskutusasiakkaista ja toimittajista. Tietovarannosta voidaan hakea tietoa muun muassa asiakkaan tai toimittajan nimellä tai osoitteella.
Kiinteistöjen ja irtaimiston tietovaranto
Käyttötarkoituksena on kiinteistöjen ja irtaimen omaisuuden hallintaan liittyvä asiankäsittely ja hallinnointi. Kohderekisteriin on tallennettu tiedot seurakuntayhtymän ja seurakuntien omistamista rakennuksista ja toimitiloista, tonteista, metsäpalstoista ja vesialueista sekä arvoesineistä eli kiinteästä ja irtaimesta kulttuuriperinnöstä. Kohteen perustietojen lisäksi on tallennettu mahdolliset suojelutiedot, korjaushistoria ja rakennuslupatiedot sekä tiedot rakennuksen LVI-tekniikasta. Tietovarannosta voidaan hakea tietoa esimerkiksi rakennuksen nimi- tai käyttötarkoitustiedoilla sekä kiinteistö- ja rakennustunnuksilla.
Hautaustoimen tietovaranto
Käyttötarkoituksena on hautausmaiden hallintaan liittyvä asiankäsittely ja hallinnointi. Rekisteriin on tallennettu seurakuntayhtymän hautausmaille haudattujen ja tuhkattujen paikka, nimi, syntymä- ja kuolinpäivä. Tietovarannosta voidaan hakea tietoa muun muassa vainajan nimen tai hautapaikan mukaan.
Aluekeskusrekisterin tietovaranto
Käyttötarkoituksena on aluekeskusrekisterin hallintaan liittyvä asiankäsittely ja hallinnointi. Tampereen aluekeskusrekisteriin kuuluvat seuraavat seurakunnat: Akaa, Forssa, Hattula, Hausjärvi, Humppila, Hämeenkyrö, Hämeenlinna-Vanaja, Ikaalinen, Janakkala, Jokioinen, Jämsä, Kangasala, Kihniö, Lempäälä, Loppi, Mänttä-Vilppula, Nokia, Parkano, Pirkkala, Punkalaidun, Pälkäne, Riihimäki, Ruovesi, Sastamala, Sääksmäki, Tammela, Tampere (Tampereen Eteläinen, Tampereen Harju, Messukylä, Tampereen Tuomiokirkko ja Tammerfors svenska), Urjala, Vesilahti, Virrat, Ylöjärvi ja Ypäjä.
Rekisteriin on tallennettu tiedot aluekeskusrekisterin virkatodistuksista, sukuselvityksistä, sukututkimuksista, avioliiton esteiden tutkinnoista sekä kirkollisten toimitusten rekisteröinneistä. Tietovarannosta voidaan hakea tietoa muun muassa henkilön nimen ja henkilötunnuksen mukaan.
Seurakuntatyön tietovaranto
Käyttötarkoituksena on muun muassa diakonia- ja sielunhoitotyön sekä lapsi- ja nuorisotyön asiakkuuksien hallintaan liittyvä asiankäsittely ja hallinnointi. Rekisteriin on tallennettu tiedot asiakkuuksista, tilaisuuksista ja kokouksista. Tietovarannosta voidaan hakea tietoa esimerkiksi tapahtuman, toiminnon tai toimijan mukaan.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla
Tietovarannoista ei ole saatavissa tietoja avoimesti teknisen rajapinnan kautta.
Seurakuntayhtymän ja seurakuntien verkkosivut
Seurakuntayhtymän ja seurakuntien verkkosivuilla on tietoa seurakunnan eri asiointi- ja palvelutoiminnoista ja niillä toteutetaan seurakuntayhtymän tietopalvelua. Alla on linkit seurakuntien omille verkkosivuille:
Hämeenlinna-Vanajan seurakunta